Нужен ли приказ на командировку. Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Правительство Российской Федерации уже давно значительно упростило процедуру отправки работников в командировку. Как оформить командировку в 2015 году? Сейчас для бухгалтеров это стало на много проще, так как чиновники отменили ряд документов: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этой статье вы ознакомитесь с изменениями в командировочном документообороте, как это отражается на работе, как бухгалтера, так и кадровика.

Как было раньше

В постановлении № 749 от 13.10.08 Правительства РФ зафиксирован порядок оформления документов для командировки. И до недавнего времени данный документ предусматривал такой документооборот. В первую очередь оформлялось служебное задание, в котором указывалось место командировки, ее время и цель. На основе этого документа создавался приказ об отправке работника в командировку. Приказ служит основанием для составления командировочного удостоверения, в котором в дальнейшем указывались время (дата) реального прибытия и выбытия из пункта назначения. На обосновании приказа, бухгалтерия выдавала работнику под отчет финансы на проживание и проезд, суточные.

Сотрудник, по окончании командировки, за потраченные деньги должен отчитаться (подтверждающие документы и авансовый отчет), а также за исполнение работы (отчет о командировке и записи в командировочном удостоверении).

Каждый шаг командировочного, как видим, был зафиксирован документально, что полностью отвечало требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете». Отметим, что ст. 19 данного закона обязывает любое предприятие проводить внутренний контроль хозяйственно-финансовой деятельности для того, чтобы любой расход подтверждался документально. К тому же документы для налоговых целей не бывают лишними.

Сегодня же законодатель с одной стороны решил упростить работу предпринимателей, освободив их от части документальной волокиты. Но обязательств, которые установлены налоговым и бухгалтерским законодательством, никто при этом не аннулировал. Разберемся же, как оформить командировку в нынешнем году при сложившихся обстоятельствах.

Факты, требующие подтверждения

Как раннее уже говорилось, правительством было отменено 3 документа: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этих документах содержалась информация о том, на какое время, куда и зачем необходимо сотрудника отправить в командировку, а также подтверждал то, что работник действительно находился в месте командировки и реально выполнял свои обязанности.

Теперь, соответственно, эти события хозяйственной деятельности необходимо подтверждать уже иными документами.

Срок командировки

Срок командировки проще всего удостоверить – его видно в проездных документах. Поэтому командировочное удостоверение с отметками о прибытии и отправке, в этой части действительно лишнее. Факт, что всегда необходимо определять по проездным ведомостям, срок командировки подтверждается в Положении о командировках.

Единственная проблема, возникшая в связи с аннулированием командировочного удостоверения – как установить время командировки, если нет проездных документов? К примеру, сотрудник отправился в командировку на своем транспорте. В подобной ситуации срок командировки указывается сотрудником в служебной записке, также необходимо к записке приложить оправдательные документы (кассовые чеки, квитанции, счета, путевой лист и т.д.).

Цель командировки

Данный факт также раннее фиксировался в служебном задании. После того как документ отменили, суть командировки, задание, которое необходимо выполнить не на месте постоянной работы, непосредственно придется указывать в приказе о назначении в командировку.

Стандартная форма приказа об отправке в командировку, к сожалению, не содержит служебного задания. Следовательно, бухгалтеру необходимо составить и у руководителя утвердить дополненную, собственную форму такого приказа, при этом указать цель командировки. По мнению Роструда, не госпредприятия могут использовать формы учетных первичных документов, ими же разработанные самостоятельно.

Кстати, это право можно применить, если в организации по каким-либо причинам нужно сохранить полностью прежний документооборот по оформлению командировки. Предприятие имеет право оформлять и отчеты, и командировочные удостоверения, и служебные задачи. Применять можно как самостоятельно разработанные, так и унифицированные формы. В бухгалтерию обязательно отправлять копию такого приказа. Документ, где указана цель поездки, период командирования, место назначения, поможет бухгалтеру проверить авансовый учет гораздо быстрее.

Выполнение служебного задания

Если есть документ, в котором указано задание для работника, значит должен быть и документ, где ставится отметка о выполнении либо о не выполнении служебной задачи. Ранее таким документом являлся отчет, который рабочий естественно составлял на бланке служебной задачи. Сегодня его отменили, поэтому работодатель не обязан требовать формального отчета.

В этой части как оформить командировку, подход чиновников полнее логичен: ведь сотрудники о своей ежедневной деятельности в месте нахождения предприятия не составляют отчеты. Почему же работа за пределами офиса требует специального отчет? Поэтому если работодатель не потребовал любых объяснений от вернувшегося из командировки сотрудника, свидетельствует, что задание исполнено, так как этого требовалось. Но если не выполнена поставленная задача, то запускается стандартный механизм притягивания рабочего к дисциплинарной ответственности.

Проще говоря, отчет о командировке из простого документа превращается в экстраординарный. Такой документ составляется лишь в том случае, если задание выполнено не полностью, не качественно или же вообще не выполнено.

Документооборот по новым правилам

Как по новым правилам оформить командировку в 2015 году? Для начала руководителем издается приказ или же распоряжение о том, что нужно отправить в командировку сотрудника. В приказе сейчас указывается и цель командировки. Бухгалтерия, на основании распоряжения (приказа) выдает работнику под отчет денежные средства на проживание, на проезд и суточные. По возвращению сотрудник представляет подтверждающие документы и авансовый отчет, на их основании бухгалтерия производит окончательный расчет. Как видим, оформить командировку в 2015 году стало значительно быстрее и легче, чем в прошлые годы.

Обязанность заполнять командировочные удостоверения была снята с работодателя в начале 2015 года, но при необходимости вы можете оформить этот документ. Как это сделать – расскажем в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

как оформить командировочное удостоверение;
какие даты поставить в командировочном удостоверении;
как вносить исправления в командировочное удостоверение;
какие отметки делать в командировочном удостоверении;
какая печать должна ставиться на командировочных удостоверениях.

Изменения, привнесенные в порядок направления работников в командировку, во многом на руку кадровику. Теперь не нужно оформлять командировочное удостоверение, а срок пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждают проездные билеты. Работник просто предоставляет их по возвращении в отдел кадров.

Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:

Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.

Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.

Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).

Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).

Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.

Внимание!

По мнению Минфина России, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командировки. Поэтому для того, чтобы организация имела возможность без риска учесть расходы на возмещение затрат работника по использованию личного транспорта при исчислении налога на прибыль, необходимо составить первичный оправдательный документ в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Учитывая эту позицию, Минтруд России уже готовит проект новых изменений в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Принятое Правительством РФ постановление*, вступило в силу 8 января 2015 года. До этого дня сроки пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждались командировочным удостоверением.

Порядок оформления командировки до внесения изменений в законодательство:

1. Составляется служебное задание.

2. Служебное задание подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

3. Подписанное служебное задание передается в отдел кадров.

4. Отдел кадров издает приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).

5. Выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10).

6. Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о проделанной в командировке работе.

7. Отчет о работе согласовывается с руководителем подразделения, в котором работает командированный сотрудник.

8. Работник сдает командировочное удостоверение и авансовый отчет в бухгалтерию.

Важные бланки при оформлении командировки**

Предлагаем вам ознакомиться с необходимыми для оформления командировки бланками.

При необходимости вы можете их скачать на свой компьютер.

Бланк путевого листа легкового автомобиля для оформления командировки

Форма №3

Этот документ понадобится, если работник едет в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле).

Даты в командировочном удостоверении

Разберемся: какие даты нужно ставить в документах? Командировка начинается в день отправки к месту ее прохождения с места постоянной работы. Подтверждением тому служит билет на самолет, поезд, автобус. Дата отправления до 24:00 – это текущий день. День приезда – это день прибытия работника на выбранном транспорте к месту постоянной работы. Продолжительность командировки – дни от ее отъезда до приезда работника обратно. Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения.

Отметки в командировочном удостоверении

Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.

Отметим, что поскольку оформление командировочных удостоверений сейчас необязательно, у принимающей стороны нет обязанности проставления отметок в удостоверении, и она может отказаться ставить такие отметки.

Исправления в командировочном удостоверении

В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом. Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения. Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить.

Направление сотрудника в командировку - часто встречающийся факт хозяйственной жизни. В аптечном бизнесе командировкой могут быть поездка в филиал (подразделение), находящийся в другом городе, посещение профильных конференций, тематических выставок и т. п. В любом случае факт направления сотрудника аптеки в командировку необходимо оформить надлежащим образом. О том, как это сделать и какие изменения в оформлении командировочных расходов произошли, читайте в статье.

Налоговые предпосылки правильного оформления командировок

Вне зависимости от применяемой организацией системы налогообложения налоговое законодательство предъявляет единые требования к документальному оформлению расходов, в том числе расходов на командировки. Данные расходы должны удовлетворять критериям признания расходов в целях налогообложения прибыли, предусмотренным ст. 252 НК РФ , и, в частности, должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Статьями 313 и 314 НК РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет. Датой признания расходов на командировки согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата утверждения авансового отчета. Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением об особенностях направления работников в служебные командировки , утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение о командировках ), в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие определенных оправдательных документов.

Как отмечают специалисты ФНС в Письме от 25.11.2009 № МН-22-3/890 , оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, следовательно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения.

Что же касается страховых взносов, специалисты Минтруда в Письме от 07.10.2013 № 17‑4/1647 отмечают: в случае несоответствия авансового отчета требованиям законодательства РФ выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Приведенные положения законодательства и разъяснения контролирующих органов говорят о том, что оформление командировочных расходов в соответствии с требованиями законодательства является необходимым условием для признания данных расходов и освобождения их от обложения страховыми взносами.

Оформление командировок: до и после 08.01.2015

Оформление командировок до 08.01.2015

Порядок направления работников в служебные командировки как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением о командировках . Названный документ определяет в том числе порядок документального оформления командировок. Так, до 08.01.2015, направляя сотрудника в командировку, организация должна была оформить следующие документы:

Наименование документа	Норма Положения о командировках
Служебное задание	Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 )
Командировочное удостоверение	На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)). Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки (п. 7 )*
Приказ о направлении работника в командировку	Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 )
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минтрудом (п. 8 )**
Авансовый отчет	Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней: Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Также работник должен произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой; Отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 )
Отчет о выполненной работе в командировке
Табель учета рабочего времени	Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления данного работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы на командировку распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними (п. 9 )***

*
Исключение составляли случаи направления сотрудника в загранкомандировку. Однако в случаях командирования сотрудника в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, оформить командировочное удостоверение было необходимо.

**
В соответствии с п. 8 Положения о командировках разработан Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» .

***
Таким образом, при направлении работника в командировку нужно проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.

Оформление командировок после 08.01.2015

08.01.2015 вступило в силу Постановление № 1595 . Данный документ вносит изменения в том числе в Положение о командировках . Рассмотрим их подробно.

1. Абзац 2 п. 3 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку (далее - работник) по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой

Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой

2. Признан утратившим силу п. 6 Положения о командировках . Согласно данному пункту цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем .

3. Пункт 7 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Редакция до внесения изменений

В редакции Постановления № 1595

На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 настоящего Положения.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.)

4. Пункт 15 Положения о командировках признан утратившим силу. Согласно данному пункту направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы .

5. Абзац 1 п. 19 Положения о командировках изложен в новой редакции:

Редакция до внесения изменений	В редакции Постановления № 1595
При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми	При направлении работника в командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств,
заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ	с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам)

6. Изменения внесены в п. 26 Положения о командировках . В этом пункте говорится о перечне документов, прилагаемых к авансовому отчету, составляемому работником по возвращении из командировки. Так, с 08.01.2015 из данного перечня исключено командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом . Кроме того, признан утратившим силу абз. 3 п. 26 Положения о командировках . Согласно названной норме работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме. Теперь такой отчет оформлять не нужно.

Подведем итоги рассмотренным изменениям в оформлении командировок. С 08.01.2015 при направлении сотрудника в служебную командировку не надо оформлять:

служебное задание;
отчет о выполненной работе в командировке и согласовывать его с руководителем структурного подразделения работодателя;
командировочное удостоверение. Фактический срок пребывания сотрудника в командировке определяется на основании проездных документов, предоставленных работником. Если работник едет в командировку на личном транспорте, то срок пребывания в командировке указывается в служебной записке. Данную записку работник представляет по возвращении из командировки одновременно с другими оправдательными документами. Отсутствие командировочного удостоверения распространяется как на командировки на территории РФ, так и на командировки на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Направление сотрудника в командировку за пределы РФ и до внесения изменений не требовало оформления командировочного удостоверения.

Направляем сотрудника в командировку: шаг за шагом

Приказ о направлении сотрудника в командировку. Начать оформление командировки нужно с создания приказа о направлении сотрудника в командировку. Относительно формы данного документа отметим следующее. Формы приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (Т-9), приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку (Т-9а) утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1 ). Однако с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Федерального закона № 402‑ФЗ руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации) . Если аптека использует унифицированную форму приказа, то в свете рассматриваемых изменений данную форму следует доработать - исключить указание на служебное задание, которое с 08.01.2015 не оформляется.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Далее следует сделать отметку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма журнала утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н . При заполнении названного документа графу «Дата и номер командировочного удостоверения» следует оставить незаполненной, так как с 08.01.2015 этот документ не оформляется.

Табель учета рабочего времени. Поскольку за время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок, соответствующая информация должна быть отражена в документах по учету рабочего времени. Формы табеля учета рабочего времени и оплаты труда (Т-12) и табеля учета рабочего времени (Т-13) утверждены Постановлением № 1 . Однако, как было отмечено выше, с 01.01.2013 применять данные формы необязательно. Законодательство дает организации свободу выбора: использовать унифицированную форму, доработать унифицированную форму с учетом своих потребностей или разработать свою форму. Если аптека использует унифицированную форму, то актуальными будут разъяснения Минтруда, приведенные в Письме от 14.02.2013 № 14‑2‑291 . Так, чиновники отмечают, что при заполнении форм Т-12, Т-13 дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» - служебная командировка), причем количество отработанных часов не проставляется. Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то этот день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым кодом «03». Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал работнику указание о продолжительности работы в выходной день.

Авансовый отчет. Как и прежде, после возвращения из командировки сотрудник должен в течение трех дней представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Если сотрудник ездил в командировку на личном транспорте, то для подтверждения времени нахождения в командировке к авансовому отчету необходимо приложить служебную записку. Пример заполнения служебной записки приведен ниже.

Форма авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 . Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Генеральному директору

ООО «Аптека «Будем здоровы»

А. В. Мишаеву

от фармацевта

Кикиной Марии Александровны

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Сообщаю, что с 09.02.2015 по 13.02.2015 я находилась в служебной командировке в г. Москве (приказ о направлении сотрудника в командировку от 06.02.2015 № 15). Для проезда к месту командировки и обратно мною использован личный легковой автомобиль Mitsubishi Lancer X, регистрационный номер С246ВТ52. Время нахождения в командировке - 5 дней.

Приложение:

1. Путевой лист от 09.02.2015.

2. Кассовые чеки АЗС (3 шт.).

		Кикина

С 08.01.2015 изменился порядок оформления документов, связанных с направлением сотрудника в командировку. Одним из главных новшеств является отмена командировочных удостоверений. Срок пребывания сотрудника в командировке определяется по датам, указанным в проездных документах. В случае если сотрудник едет в командировку на личном транспорте, он должен написать служебную записку в свободной форме и приложить ее к авансовому отчету. Кроме этого, теперь не надо оформлять такие документы, как служебное задание и отчет о выполненной работе в командировке.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».

Один из спорных моментов, возникающих при проверке налоговой, это исчисление суточных при командировке сотрудника. С 08 января 2015 года вступили в силу изменения, которые коснулись порядка оформления, в связи с тем, что некоторые документы убрали из обязательного перечня, необходимых при отправлении сотрудника в командировку. Разберем, каким образом определить размер суточных с 2015 года.

С введением новых правил оформления командировки сотрудников порядок определения суточных компанией не претерпел изменений. По-прежнему, определение их размера лежит на плечах самой организации и устанавливается путем закрепления лимитов на основании внутренних документов (издание приказа или отображение в трудовом договоре коллектива). Эти правила применяется как к командировкам внутри России, так и за рубеж.

В случае необходимости допускается изменение (пересмотр) размера в течение периода и ограничений по этому поводу в действующем законодательстве нет. Так, например, можно установить определенные нормы, действующие в зависимости от времени года (зимой/летом) или устанавливать на каждый квартал новые коэффициенты.

Начисление и выплата суточных работнику происходит исходя из расчета за каждый день командировки. Днем начала отсчета будет считаться дата отправления на поезде, вылете на самолете, выезде на автобусе или другом транспорте. А последним днем поездки будет считаться день возвращения (прибытия) сотрудника на место работы. Каждые новые сутки считаются с 0.00 часов последующего

Пример
Так, скажем, если сотрудник вылетает на самолете 1 марта в 9.00, а возвращается 2 марта в 0.10 минут, то по правилам, уже будут считаться новые сутки, т.е. суточные будут рассчитываться исходя из 2-х дней командировки. Конечно, если говорить о финансовой выгоде сотрудника, то ему это будет весьма удобно.

На ряду с тем, что размер суточных определяется исходя из внутренних нормативных актов организации, установлен максимальный размер суточных в 2015 году, который не облагается налогом на доходы, так установлен следующий порядок цифр:

При командировке по России – 700 рублей.
При заграничных поездках – 2500 рублей.

Свыше этих сумм будет взиматься дополнительно налог на доходы с сотрудника.

Обращаем ваше внимание, что Постановлением Правительства №771 от 29 июля 2015 года были внесены очередные коррективы в перечень необходимых для подтверждения командировки документов, которые вступили в действие с 8 августа 2015 года . .

Суточные при однодневных командировках

Согласно порядка начисления суточных, сотрудникам, которые отправляются в командировку и выполняют задание в течение одного дня, данные выплаты не предназначены. Однако, согласно постановления Верховного суда № 4357/12 от 11 сентября 2012 года, был сделан вывод, исходя из которого он разрешил выплаты при совершении однодневных командировок продолжительностью менее 24 часа, но с некоторой оговоркой о том, что они не являются полноценными выплатами по ТК, а это скорее является компенсацией «иных расходов» командированного сотрудника. При этом, они не облагаются НДФЛ, если их сумма не превышает 700 рублей.

Во избежание лишних вопросов и споров с налоговыми органами можно назвать такие выплаты компенсацией.

Кроме того, работодатель компенсирует расходы, связанные с рабочей поездкой:

Стоимость проезда.
Найма жилья и иные расходы.

Однако, необходимо документальное подтверждение понесенных затрат.

Если сотрудник предоставляет все подтверждающие документы, а выплаты не являются суточными, то такие суммы можно учитывать в составе доходов, которые освобождаются в полном объеме от налогообложения (письмо минфина № N 03-04-07/6189 от 01.03.2013)

Стоит отметить, что в соответствии с письмом Минфина № 03-03-06/30062 от 26.05. 2015 НДФЛ с суммы компенсации не превышающей 700 рублей по РФ не взимается, а однодневная командировка к расходам организации не принимается.

Исчисление при разъездной работе

Если сотрудник выполняет работу разъездного характера, то работодателю необходимо возмещать возникающие при этом расходы. К ним относится стоимость найма жилья, проезда, дополнительные расходы, в том числе суточные. При таком характере работы поездки не будут считаться, как командировки (Согласно постановления правительства №749 от 13.10.08 ч. 3 п. 3). Поэтому порядок начисления, выплаты и размеров суточных устанавливает на основании внутренних документов сам работодатель – в нормативных актах, приказах или трудовых договорах.

Однако, у налоговиков могут возникать споры по суточным, которые выдаются в виде фиксированной компенсации за каждый день или месяц. И они могут относить такие выплаты к заработной плате сотрудника, в связи с тем, что компенсация в даном случае не зависит от реально понесенных затрат на поездки. Поэтому, меньше вопросов возникает, если такие суточные будут устанавливаться в дни разъездов.

Суточные при загранкомандировках в 2015 году

Для того, чтобы рассчитать суточные при заграничных командировках необходимо учитывать то количество суток, которое сотрудник находился за границей РФ. Причем, если за рубежом он находился не всю поездку, а только ее часть, то следует учесть эти даты при расчете. Период пребывания за рубежом определяется исходя из отметок в заграничном паспорте сотрудника о пересечении границы (п.18, постановления правительства №749 от 13.08.2008).

Обращаем ваше внимание, что день, в который была пересечена граница на выезд из РФ, суточные выплачиваются в валюте, а день въезда в РФ считается по Российским нормам, в рублях

Нормы суточных, как и при поездка по России, рассчитываются исходя их установленных внутренними регламентными документами в организации по определенными ими суммами. Поэтому размер ставить можно и больше, единственно, что превышение установленных нормами цифр влечет уплату

Для того, чтобы ознакомиться с , введенными Минфином с 01.01.2005, по согласованию с МИДом по приказу №64 от 02.08.2004, перейдите по ссылке.

Если сотрудник выезжает в страны СНГ, то в этом случае период нахождения определяется исходя из проездных документов, если в заграничном паспорте не ставят отметки о пересечении границы. Размер суточных для РФ – 700 рублей, а для иностранных государств 2500 рублей.

Если командировка сотрудника за рубеж не превысили один день, то ему выплачивается 50% от норм выплат, причитающихся в иностранной валюте.

Стоит отметить, что при определении налоговой базы с суточных, выплаченной в иностранной валюте, учитывается курс ЦБ на дату выдачи и на дату фактически понесенных доходов (расходов). При наличии курсовой разницы может быть начислен НДФЛ.

Досрочное возвращение из командировки

При возникновении служебной необходимости вернуть сотрудника из командировки, нужно издать соответствующий приказ, который оформляется в произвольной форме. При этом вносить какие-либо изменения документы, которые были составлены ранее, не требуется. При издании приказа следует указать причину возникшей необходимости досрочного возвращения, чтобы обосновать дополнительные расходы, а если сотрудник по возвращении выезжает повторно, то эту командировку необходимо оформить уже по новым документам.

При этом, сотрудник мог потратить все выданные ему суточные. Согласно законодательству организация может списать только те суточные, из расчета фактического пребывания в командировке. То есть с даты выезда по дату возвращения. В свою очередь, компания может либо потребовать у сотрудника возмещения выплаченных сумм, либо простить эти суммы, однако при этом необходимо будет НДФЛ с разницы, т.к. это будет считаться доходом сотрудника.

Пример
1 марта сотрудник был направлен в командировку в Китай, до 12 марта, суточные были выплачены в полном объеме. В связи с производственной необходимостью сотруднику следовало прибыть в организацию раньше, предположим, был перенос встречи с партнерами в Москву на 6 марта. А после возникла необходимость завершить подписание контракта в Китае уже 8 марта, для чего работник покинул офис на следующий день.

В таком случае правильнее будет разбить поездку на 2 командировки. По сути, так оно и получается – первая командировка с 1 по 6 число, а вторая с 7 по 12 число. Так же необходимо пересчитать суточные, которые будут выплачены из расчета установленных внутренними правилами организации сумм компенсации сотрудникам при командировках. В данном примере, произойдет изменение расчетов за счет дополнительного прибытия в Москву и убытия, т.е.:

Раньше 1 число считалось по нормам зарубежных поездок, а 12 по Российским коэффициентам.
То теперь, 1, 7 (дни вылета) – по Зарубежным, а 6 и 12 (дни возвращения) по Российским.

Как считаются суточные в Крым с 2015 года

В связи с тем, что начиная с 18 марта 2014 года, территория Крыма вошла в состав Российской Федерации, то суточные будут выплачиваться в том же размере, что и при командировках по России, т.е. исходя из 700 рублей. И также действуют нормы, как и при поездках по России.

Порядок расчета у предпринимателей

По факту, командировкой является поездка наемного сотрудника, отправленного по распоряжению предпринимателя в связи с рабочей необходимостью, но сам наниматель не будет являться наемным трудящимся, в том числе не может являться сам у себя работодателем. В связи с этим суточные он списать не сможет (). Однако может списать расходы, которые были произведены на проживание и проезд, по .

В некоторых случаях получается доказать правомерность применения суточных и защитить их перед налоговиками, но это требует определенной волокиты, в том числе, возможно и судебной.

Необходимые документы, для подтверждения суточных

Согласно постановления правительства, с 8.01.2015 были отменены некоторые необходимые ранее документы, такие как: служебное задание, описывающее цели поездки, командировочное удостоверение, а также нет надобности заполнять отчет о произведенной работе. Хотя применение данных документов не требуется, их можно продолжать использовать во внутренних целях. Теперь возникают вопросы, а каким же образом учитывать суточные?

Если раньше отметки о посещении организации проставлялись в командировочном удостоверении, то теперь это можно расписать в служебной записке с приложением необходимых документов. Суммы произведенных расходов отражаются в сотрудника в течение 3-х рабочих дней по возвращении с поездки.

Если сотрудник отправлялся общественным транспортом, то даты отправления, помимо приказа, подтвердят даты на проездных билетах (Распечатанный электронный и посадочный билеты). Также пригодятся чеки с мест проживания и питания в местах поездки.

Если сотрудник отправился на служебном или личном автомобиле, то необходимо приложить чеки с заправок, желательно заправиться в день выезда, на месте пребывания и по возвращении, чтобы приложить чеки к служебной записке.

Как уже сказали, при заграничной поездке подтверждением будет отметка о пересечении границы в заграничном паспорте, а при поездки по странам СНГ, рассчитывается исходя из проездных билетов, в связи с тем, что отметки могут не ставить.

Пример
Сотрудник отправляется в командировку на территорию Белоруссии, вечером 1 марта, а возвращается 4 марта, на месте будет 2,3 и 4-го.

Для расчета даты пересечения границы будут необходимо взять даты отправления, согласно проездным документам. Так, в расчете 1, 4 марта будут выплачиваться исходя из Российских норм, а 2 и 3-го по зарубежным нормам.

Последствие отмены командировочного удостоверения

Возможно вас заинтересует:

18.03.2015 23:38

Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.

C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году.

Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.

Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу

В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.

Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.

Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года

Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
Табель учета рабочего времени.
Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.

Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?

Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право.

Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение - до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.

Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.

Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:

убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?

Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками. С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать. И это стоит иметь в виду.

В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.

В командировку на служебном транспорте: особенности оформления

Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.

Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ). Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.

Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте и сам при этом находится за рулем, подтверждать факт его нахождения в командировке будет служебная записка с приложением путевого листа.

Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе. В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись. Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.

Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше

Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.

В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.

В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ. Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.

Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены