Т 7 образец заполнения. Какую продолжительность отпуска указать в графике? График отпусков: как правильно составить

График отпусков - образец заполнения 2019 года понадобится и начинающим свое дело коммерсантам, и фирмам со стажем. Как его составить и избежать штрафов, расскажем в нашей статье. В ней же можно бесплатно скачать бланк и образец графика отпусков.

Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:

Что такое график отпусков, кому и зачем он нужен

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1 000 до 5 000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1-3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т-7, бланк которой можно скачать на нашем сайте.

10 колонок формы Т-7 заполнялись следующей информацией:

графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
графы 5-9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);
графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
графа 10 — примечание.

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2019 год следует утвердить график не позднее 17.12.2018.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

Хранится график отпусков один год (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

ВАЖНО! Не забудьте письменно (под расписку) предупредить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала (п. 3 ст. 123 ТК РФ).

«Детские» нюансы графика

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования 2 и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Мнение ФСС о двойных отпусках см. в статье «Отпуск может быть один: либо ежегодный, либо по уходу за ребенком» .

«Льготные» регуляторы отпускного расписания

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте .

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

График отпусков и новички

При составлении графика отпусков на 2019 год, утвержденного в декабре 2018 года, невозможно предусмотреть вероятные периоды отдыха сотрудников, поступивших на работу после начала календарного года. Тем не менее отсутствие в графике запланированного отпуска новичка не избавляет администрацию от обязанности его предоставить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии со ст. 122 ТК РФ работник, проработавший у данного работодателя полгода, имеет право на отпуск.

В таких случаях кадровик, отвечающий за отпускной регламент, может поступить одним из нижеуказанных способов:

не изменяя утвержденного графика, оформить отпуск приказом (на основании и решения администрации);
дополнить график отдельным приложением, в котором отразить информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).

При расчете отпуска работнику вам поможет статья «Унифицированная форма № Т-60 - бланк и образец» .

Влияние переноса дней отдыха на график отпусков

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска , в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные .

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом . Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. .

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

О нюансах переноса отпуска читайте в статье «Ст.124 ТК РФ: вопросы и ответы» .

Скачать образец графика отпусков вы можете на нашем сайте.

Итоги

График отпусков — это согласованное и утвержденное расписание периодов отдыха работников фирмы, обязательное для обеих сторон трудового договора.

График отпусков - образец заполнения размещен на нашем сайте - должен составляться ежегодно, а за его отсутствие предусмотрено наказание.

График отпусков предназначен для установления очерёдности предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.

Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания.

Если работодатель использует самостоятельно разработанную форму графика, то при желании он может предусмотреть на ней реквизит печати и заполнять его.

Типичные ошибки и способы их избежать

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы существующего законодательства и помнить, что:

Начальник и заместитель не могут уйти в отпуск в одно и тоже время.
В отделе должно оставаться такое количество сотрудников, которое может поддерживать его нормальное функционирование.
Взять отдых в одно время не могут специалисты одного профиля.
Накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей.
Не нужно возлагать обязанности работника, находящегося в отпуске, на того, кто имеет право уйти в отпуск вне очереди.
Распределение отпускных дней нужно формировать таким образом, чтобы не страдал рабочий процесс, а также трудящиеся.

Ознакомление работников

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

О дате начала отдыха наниматель обязан известить каждого трудящегося под личную подпись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Для этого в бланк графика можно включить дополнительную графу («О дате начала отпуска уведомлен»). Возможны и другие варианты оповещения трудящихся, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (). Наниматель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Итак, мы рассмотрели, как работать с графиком ежегодных отпусков. Подводя итоги, отметим, что это обязательный документ, который должен формироваться в каждой компании с образованием юридического лица. Документ утверждается и подписывается руководителем организации.

Составляется план очерёдности отдыха за 14 дней до начала нового календарного года. Изменения вносятся в отдельных случаях (при наличии заявления работника и иных документов). Для чёткого и правильного отражения информации используется унифицированная форма Т-7, однако допускается и вариант произвольной формы.

Видео по теме

Смотрите видео о составлении графика отпусков по форме Т-7:

Скачать пустой График отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc).

Сроки

График отпусков нужно составить не позднее чем за две недели до начала года. До 14 декабря(16-е воскресенье) 2018 года для 2019 года. Это крайняя дата которая может там стоять.

Штраф

Если не уложиться в срок то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

С помощью или

Кого включать

Всех штатных работников и совместителей необходимо включить в график.

В график не включают работников с которыми заключен договор гражданско-правового характера, т.к. им отпуск не положен.

Образец заполнения

Любые изменения в графике(если сотрудник ушёл в другой период и пр.) необходимо вносить своевременно, иначе также возможен штраф 50 000 р.

Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Скачать образец заполнения графика отпусков 2018-2019 47 кб. Word (doc, № Т-7).

Инструкция

Какие сведения следует отразить в графике?

График отпусков – сводный документ, он составляется в одном экземпляре и действует в течение одного календарного года, потому на практике ему присваивается номер 1.

Если работник пришёл на работу в первой половине года и в отпуск в текущем году не собирается то вносить изменения в график отпусков не нужно. Право на первый отпуск возникает лишь через шесть месяцев работы (ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание, как заполняются следующие реквизиты:

Наименование организации – указывается в полном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования указывается полное наименование, а затем в скобках сокращенное.

Код организации – проставляется в зоне кодирования в виде числа из восьми символов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)

Дата составления . Указывается цифровым способом. Даты записываются арабскими цифрами в одной строчке последовательно: число, месяц, год. Так же указывается, на какой календарный год составлен график.

Ниже в таблице приведены правила заполнения граф табличной части графика отпусков.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Графа таблицы	Описание заполнения
Графа 1 Структурное подразделение	Наименования структурных подразделений указываются без сокращений в полном соответствии со штатным расписанием.
Графа 2 Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Наименование должности (специальности, профессии) без сокращения из штатного расписания
Графа 3 Фамилия, имя, отчество	Сведения указываются без сокращений
Графа 4 Табельный номер	Указывается табельный номер присвоенный при приеме, в соответствии с Личной карточкой или приказом о приеме. В организациях, где не используются табельные номера, графа может не заполняться
Графа 5 Отпуск. Количество календарных дней	Указывается общее количество календарных дней, предоставленных работнику. При исчислении общей продолжительности дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным отпуском.
Графа 6 Отпуск. Дата запланированная	Дата указывается полностью в формате 00.00.0000

Графы 7,8,9 заполняются в дальнейшем, в следующем календарном году.

Заполнить график вы можете как в алфавитном порядке, так и по очередности запланированных дат отпуска. Но в последнем случае фамилии работников, решивших разделить отпуск на части, будут повторяться.

Легче группировать работников по подразделениям в которых они работают.

Какую продолжительность отпуска указать в графике?

Перед тем как заполнить графу 5 по всем сотрудника, определите, на какое количество дней отпуска работники вправе претендовать в будущем году.

Минимальная продолжительность отпуска . Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч.1 ст.115 ТК РФ).

Удлиненные отпуска . Для некоторых категорий работников установлены удлиненные ежегодные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ):

Наряду с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками в графике отпусков учитываются и дополнительные оплачиваемые отпуска (предоставляемые работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и др.)

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Отпуск может быть разделен на части по взаимному согласию между работником и работодателем.

При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней .

Не забудьте указать в графике дни отпуска, не использованные в прошлые годы.

Неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы присоедините к отпуску, который запланирован в наступающем календарном году. Например, работнику положен отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В 2018 году он использовал только 18 дней, осталось еще 10. Следовательно, в графике отпусков на 2019 год у работника будет указано не 28 календарных дней, а 38 дней (28 + 10). При этом в графе 10 нужно сделать отметку о количестве добавленных дней, например «28 дн. + 10 дн. за ___ год».

Трудовой кодекс РФ обязывает и работодателя, и сотрудника соблюдать сроки, указанные в графике отпусков.

Образец заполнения: график отпусков - это необходимый документ для любого начальника, и начинающие владельцы структур частенько не знают того, как его оформлять и по какой форме это делать. В связи с этим нередки поисковые запросы, типа «заполнение графика отпусков» или, скажем, «составление графика отпусков», «бланк график отпусков», «форма графика отпусков» и прочие. Оказывается, что эта тема, как и любая, связанная с заполнением бумажек, достаточно актуальна и нуждается в разъяснении.

Заполнение графика отпусков производится по унифицированной , утвержденной государством стандартной форме № Т-7 "График отпусков" , которая утверждена нашим государством, и является унифицированной формой первичной документации для учета оплаты труда, да и самого труда в целом. Стоит отметить, что заполненная форма подписывается руководителем или же уполномоченным лицом (но в этом случае все равно ставится печать руководителя).

Естественно, достаточно актуальным остается вопрос о том, как составить график отпусков грамотно, и как сделать так, чтобы заполнение графика отпусков было систематизировано. Для того, чтобы все было в порядке, важно указывать в графике дополнительные ежегодные отпуска (оплачиваемые), но помнить о том, что те отпуска, которые даются без сохранения зарплаты не должны отражаться в графике.

Также нужно учитывать все «неотгулянные» отпуска, то есть те отпуска, которые до этого не были использованы работниками в течение года, в том числе те из них, которые перенеслись на следующий год.

Заполнение графика отпусков на раннем этапе, то есть этапе планирования отпусков заполняется сотрудником кадровой службы с первой по шестую графу стандартной формы № Т-7. Причем, наименования должностей во второй графе должны указываться в полном соответствии со штатным расписанием. В том случае, если в организации работникам табельные номера не присваиваются, то заполнение графика отпусков происходит без четвертой графы, она просто остается пустой.

Графы номер семь, восемь и девять заполняются только от руки, причем, по мере ухода в отпуск работников. В седьмой графе все отметки непременно делаются уже после фактического окончания отпуска, в восьмой же графе указывается тот документ, на основании которого переносится отпуск (к таким документам относится личное заявление или же приказ руководителя).

Составление графика отпусков также должно отражать время отпусков совершенно всех сотрудников, включая тех, которые имеют право на отпуск в любое время, и для таких работников дата начала отпуска указывается в шестой графе графика, в то время, как ее изменение фиксируют в восьмой и девятой.

Как составляется график отпусков – вопрос, интересующий бухгалтеров и кадровых специалистов. И неспроста, ведь документ внимательно проверяют контролирующие органы, а обнаружив ошибку или правовое нарушение, руководство привлекают к ответственности.

После прочтения статьи вы узнаете, как правильно его оформить, чтобы избежать неприятных последствий.

Что это за документ?

Все работающие имеют право уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы их отсутствие не отразилось негативно на деятельности предприятия, надо установить очередность.

Именно эту задачу выполняет график отпусков (ГО). В нем отражается время отдыха каждого человека на протяжении календарного года.

Согласно ст. 123 ТК РФ, документ обязателен для работодателя и подчиненных, поскольку принуждает соблюдать требования закона, гарантирует своевременный отдых и позволяет предотвратить многие конфликты.

Помните, что он:

составляется ежегодно за две недели до наступления нового календарного года;
согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Раньше оформлять ГО должны были крупные и малые предприятия, но последние с 1 января 2019 года освобождены от таких обязательств.

То есть, небольшие организации имеют право отпускать работников по договоренности, а порядок прописывать в трудовом договоре.

Каковы последствия за отсутствие или нарушение?

Трудовая и налоговая инспекция внимательно проверяет график отпусков, поэтому важно соблюдать сроки и оформлять без ошибок.

За несоблюдение норм Трудового кодекса руководство привлекается к административной ответственности.

Наказание квалифицируется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

30 000-50000 руб. – для ЮЛ;
1000-5000 руб. – для должностных лиц;
1000-5000 руб. – для ИП, привлекающих наемный труд.

Как утверждается?

График отпусков утверждается не позднее, чем за 14 дней до наступления года, за который он составляется — такие требования установлены ст. 123 ТК РФ.

Другими словами, документ за 2019 г. надо было подписывать до 16 декабря 2016 г., а за 2019 год — до 15 декабря 2019 г. (17 число выпадает на выходной).

Помните другие важные нюансы:

после утверждения документ становится обязательным к исполнению: организация должна в конкретную дату отправить человека отпуск, а он – пойти отдыхать;
не обязательно издавать Приказ об утверждении ГО, поскольку подпись уполномоченного лица уже присутствует на документе и свидетельствует о вступлении в силу;
делать исправления недопустимо.

Как составляется и с кем согласуется?

Согласно ст. 123 ТК РФ, мнение работника не учитывается при разработке документа: решение согласуется только с профсоюзом. Но на практике так сложилось, что руководство всегда спрашивает у подчиненных, когда они хотят отдыхать – так удобнее для всех сторон.

Ответы оформляются документально – так проще выявить «льготников», которым предоставляется отпуск в особом порядке.

Подробнее об этом поговорим позже.

А сейчас рассмотрим последовательность составления и согласования документа на следующий год.

Сбор информации о времени отпусков всех работников

Для этой цели может составляться:

опросный лист;
анкета;
докладная записка.

В некоторых организациях подготовкой документов, где учитываются пожелания сотрудников и рекомендации руководства, занимаются кадровые специалисты.

Они могут разрабатывать ведомость:

Полученная информация анализируется и корректируется с учетом норм права.

Составляется проект

Документ отправляется в профсоюз на рассмотрение, а после получения положительного ответа, приступают к оформлению.

Протокол профсоюзного собрания требуется, чтобы подтвердить отсутствие нарушений со стороны работодателя.

Утверждение ГО и ознакомление работников

Осуществляется руководителем или иным уполномоченным лицом. Понадобится докладная записка и ведомость.

На бланке графика блок для утверждения руководителем выглядит так:

Работники должны ознакомиться с утвержденным документом, иначе он становится необязательным к исполнению – такие условия регламентируют ст. 22 и 123 ТК РФ.

Руководитель вправе издать приказ на график отпусков, который обязывает начальников подразделений собрать необходимую информацию у своих работников.

Здесь вы можете посмотреть образец:

Кроме подписи лиц, требуется наличие даты составления документа.

Порядок оформления графика отпусков в 2019 году

Обычно организации пользуются формой Т-7, но сейчас они вправе разработать собственный шаблон – так регламентирует №402-ФЗ «О бухучете».

Составлением занимается руководство совместно с отделом кадров. Решение обязательно согласуется с профсоюзом, если такая организация предусмотрена.

Скачать бесплатно унифицированную форму Т-7 в формате Word можно здесь:

При разработке учитывайте все значимые факторы, чтобы не допустить правонарушений или «застоя» на предприятии.

Для этого производите оформление по следующим правилам:

Перед составлением ГО сверяйте планы работы, не намечаются ли серьезные мероприятия.
Правильно распределяйте трудовые ресурсы: взаимозаменяемые работники не должны отдыхать одновременно, при этом нужно отслеживать количество отсутствующих. Оптимальный вариант – 30% отдыхающих от общей численности.
Прописывайте в трудовом договоре или других ЛНА количество работников, которые могут отдыхать одновременно.
Утверждайте график отпусков каждый год.
Занимайтесь оформлением заранее. Поскольку документ должен быть готов до 17 декабря, рекомендуемые сроки – октябрь-ноябрь. Так у вас будет достаточно времени для сбора необходимой информации.

Теперь давайте разберемся, как правильно составить и заполнить график отпусков.

Учитываем пожелания, но не нарушаем нормы права

К таким лицам относятся:

сотрудницы, воспитывающие двух и больше детей младше 12 лет;
несовершеннолетние лица;
одинокие отцы;
ветераны боевых действий;
лица, получившие награды за особые заслуги (звание Героя, кавалеры ОС).

Такие работники имеют первоочередное право на предоставление отпуска, а остальные – с учетом производственной необходимости.

Какие периоды отдыха включаются?

При разработке графика отпусков учитывается:

основной отпуск;
дополнительный;
неиспользованный за прошлый период.

Последний отражать необязательно, но желательно: так работодателю проще избежать правонарушений.

Поскольку законодательство позволяет разрабатывать собственную форму графика отпусков, можно предусмотреть в шаблоне столбцы для рассмотренных видов отпуска, а также фиксировать количество неиспользованных дней отдыха.

Пример подобного документа смотрите здесь:

Можно ли делить отпуск?

Согласно ст. 125 ТК РФ, работник вправе делить отпуск, если руководство не возражает.

Единственное условие: одна из частей должна быть не меньше 14 дней. Информация обязательно отражается в графике отпусков: каждая часть по отдельной строчке, а записи о следующем работнике смещаются вниз.

Нужно ли вносить декретниц в ГО?

Планирование отдыха беременных женщин и сотрудниц, которые находятся в отпуске по БиР, нередко вызывает затруднения.

Существует два противоположных мнения по этому вопросу:

Сотрудница входит в штат организации, она вправе прервать отпуск и вернуться к исполнению трудовых обязанностей в любой момент. Тогда она сможет взять ежегодный оплачиваемый отпуск. Следовательно, работодатель должен включать декретниц в ГО.
Сотрудница долго не работает на предприятии, поэтому деятельность планируется с учетом ее отсутствия. Внезапное возвращение и оформление отпуска в целом не повлияют на ситуацию.

Законодательство не дает конкретного ответа на поставленный вопрос, поэтому работодатели принимают решение по своему усмотрению.

Нужно ли включать отдых за совмещение обязанностей и для совместителей?

График отпусков – документ, в котором должна находиться информация обо всех лицах, планирующих продолжить трудовую деятельность в организации в следующем году.

Поэтому «срочники» и «совместители» обязательно включаются, если только договор не утрачивает силу в декабре текущего года.

На заметку: отдых «совместителей» оформляется одновременно с отпуском по основному месту работы.

Поэтому руководству следует запросить соответствующую выписку или справку у работника.

Расчет дней

Согласно ст. 120 ТК РФ, длительность основного отпуска исчисляется в календарных днях и не имеет ограничений. Если на период отдыха выпадают праздники, они не учитываются.

Когда определяете общую продолжительность, к основному отпуску добавляйте необходимое количество дней – здесь все просто. Сложность исчисления возникает тогда, когда учет производится не в календарных, а рабочих днях.

Например, отпуск за вредные условия труда или неиспользованный. Как поступать в подобных случаях?

На основании такого документа, как , вы должны:

Уточнить длительность основного отпуска (в календарных днях).
Отсчитать нужное количество дней, опираясь на режим работы 6/1. Именно так определяется дата последнего дня отдыха.
Определить общую продолжительность отдыха.

Как это выглядит на примере:

Н.В. Курносова уходит 01.02.2018 в ежегодный отпуск, состоящий из основного (28 календарных дней) и дополнительного (6 дней). Необходимо определить границы отпуска.

Решение:

Основной отпуск будет длиться с 01.02.2018 по 01.03.2018 – 29 дней (не учитывается 23 февраля).

Продолжительность дополнительных дней отдыха: 02.03.2018-09.03.2018.

Н.В. Курносова вернется на работу 10 марта, поскольку последний день отпуска совпадает с 8 марта. Отдых будет длиться с 1 февраля по 9 марта 2019 года, нерабочие дни (23 февраля и 8 марта) не учитываются.

Нюансы заполнения унифицированной формы Т-7

При составлении графика требуется наличие обязательных для первички реквизитов.

Давайте рассмотрим, как заполнить основные разделы:

Наименование организации. При наличии филиальной сети можно составить ГО по обособленным структурным подразделениям, филиалам. Документ не обязан быть единым для всех компаний.
Мнение профсоюзного органа. Отмечаются даты, если такое учреждение предусмотрено.
Название документа – «График отпусков». Пишется заглавными буквами, полужирным шрифтом.
Номер графика – здесь указывается порядковый номер документа в соответствии с принятой на предприятии нумерацией.
Дата составления – обязательный реквизит, подтверждающий соблюдение требования законодательства. Она является критическим местом, которое особенно «цепляет» трудовая инспекция при проверке. Запомните: в текущем году она должна быть до 17 декабря (можно раньше, но не позже). Работодателям не запрещено указывать месяц, в котором планируется отдых подчиненных, но на практике намного удобнее проставлять конкретное число. Тогда не понадобится дополнительно согласовывать решение с работниками и не возникнет затруднений при сменной работе.
Подразделение и должность – при заполнении этих граф убедитесь, что информация полностью совпадает со штатным расписанием. На практике часто происходит так: руководитель написал, кадровик перенес. При чем без сверки. Здесь нельзя допускать ошибку, внимательно все проверяйте!
ФИО – вписывается полностью.
Табельный номер – цифровой код, который присваивается каждому работнику конкретного предприятия. Посмотреть значение можно в журнале учета табельных номеров.
Сведения об отпуске. В столбце №5 пишется общая продолжительность, а в №6 – число. Стоит отметить, что «фактическая» и «перенесенная» – необязательные графы. На самом деле, хлопотно каждый раз пересматривать информацию, да еще и указывать основания. Трудовой кодекс и Федеральное законодательство не требует фиксировать подобные данные, так как для этого есть другие документы.
Примечание. Графа предназначена для разных отметок: реквизиты Приказа об увольнении, сведения о выплате компенсации за неиспользованные дни отдыха и т. д. В ней можно ставить подпись, подтверждающую факт ознакомления с документом.

Подписывать ГО должен руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо.

Пример заполнения представлен ниже:

Ставить печать необязательно, только если подобное условие не предусмотрено внутренними правилами. Она подтверждает полномочия лица, подписавшего документ и требуется при взаимодействии с контрагентами.

Но если руководство посчитает нужным сделать штамп – нарушения не будет.

Где и сколько должен храниться?

Когда все работники «отгуляют», документ утрачивает свою юридическую силу.

конфликт между работодателем и подчиненными;
выявление ошибок при составлении приказа;
неправильное начисление денежных средств;
определение порядка очередности.

Документы, имеющие отношение к организации труда, должны находиться на предприятии определенное время.

Срок хранения по номенклатуре (п. 653 Перечня) — в течение 1 года с момента окончания делопроизводства.

Место хранения должно быть надежным и безопасным:

металлический ящик;
сейф или шкаф;
помещения, к которым ограничен доступ посторонних лиц.

Срок хранения Приказа об утверждении графика – постоянный, поскольку этот документ относится к Приказам по основной деятельности (организация труда на предприятии).

Более подробную информацию смотрите в Приказе Минкультуры России №558.

Что нужно знать?

Рассматриваемый документ помогает безошибочно вести финансовую политику, ведь на его основании рассчитываются отпускные.

Если ваша организация разрабатывает собственный шаблон, нюансы оформления нужно описать во внутренних распорядительных документах: Инструкция по делопроизводству, Порядок предоставления основных отпусков и т. п.

Если нет – пользуйтесь унифицированной формой Т-7.

Требуется ли ознакомление работников под роспись?

Законодательство не содержит информации о том, нужно ли уведомлять работников после утверждения ГО. Единственное требование – предупредить за 14 дней до начала отдыха.

Поскольку ответ отсутствует, на практике сформировалось два противоположных мнения:

График отпусков относится к локальным нормативным актам и является официальным документом организации, который касается работников. А такие документы руководство обязано довести под роспись. Поэтому ознакомление требуется.
ГО относится к первичной учетной документации, где отмечается информация о персонале, то есть является организационно-распорядительным документам. Знакомить работников необязательно.

Подпись ставится в двух случаях:

Предоставляется только график отпусков – отметка делается в графе «Примечание».
В форму Т-7 добавляется соответствующая графа.

Можно распечатать ознакомительный лист, в котором каждый работник ставит дату и подпись. Тогда в графике подобные записи не делаются.

Также организации вправе создать отдельный журнал, который будет фиксировать сведения на протяжении многих лет.

Пример показан на рисунке:

Внесение изменений в документ

После утверждения графика отпусков не исключено, что могут произойти разные ситуации: расторжение договора, отзыв из отпуска или ситуации, требующие переноса даты.

Невозможно предвидеть все обстоятельства, поэтому в крайних случаях корректировка допускается. Единственное условие – обоюдное согласие сторон.

Теперь рассмотрим, как вносятся изменения в график в разных ситуациях.

Перенесение отпуска

Осуществляется по инициативе работника в случаях, перечисленных в ч.4 ст. 123 ТК РФ. Для этого он должен подать заявление не позднее, чем за 14 дней до планируемого начала отпуска.

В столбцах ставятся такие отметки:

№7 – день, когда работник планирует пойти в отпуск;
№8 – сведения о документе, на основании которого изменилась первоначальная дата;
№9 – число предполагаемого отдыха.

Когда перенос сроков осуществляется на следующий год либо работника отзывают из отпуска, нужные сведения вносятся в столбец №10.

Трудоустройство после утверждения

Организация, принимающая нового работника, не корректирует ГО. Но если работодатель желает зафиксировать факт предоставления отпуска, необходимо сделать дополнение.

Документ, заполняется на основании формы Т-7, но имеет пометку «Дополнение»:

Отзыв из отпуска

В форме Т-7 нет соответствующей графы, поэтому информацию можете указать в «Примечании».

В столбце №8 укажите реквизиты соответствующего Приказа, а в №9 – дату предполагаемого отпуска.

Как составить приказ о внесении изменений?

Рассматриваемый документ нужен тогда, когда утверждается новый ГО или создается дополнение. Оформляется в стандартной форме.

Обязательно указывается причина корректировки, а в распорядительная часть содержит:

новую дату отдыха;
персональные данные работника, должность;
поручения кадровому специалисту;
лицо, которое несет ответственность за исполнение распоряжения.

При составлении Приказа пишется основание внесения изменений: заявление работника, служебная записка и т. д. В конце ставится подпись руководства и перечисленных в документе лиц.

Заполненный образец - здесь:

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если восстанавливают незаконно уволенного работника?

Когда предприятие восстанавливает работника, ему возвращаются все трудовые права.

Это означает, что отпуск предоставляется в общем порядке – не позднее окончания текущего года (если нет льгот на первоочередное предоставление). Можно переиздать график отпусков или оформить дополнение.

Нужно ли составлять график для работающих по срочному трудовому договору?

Рассматриваемый документ оформляется для всех работников организации, которые планируют продолжить трудовую деятельность в следующем году – так регламентирует ст. 123 ТК РФ.

Исключение – срок действия договора истекает в декабре.

Работник запрашивает копию ГО, что делать?

Копии документов, которые касаются трудовой деятельности персонала, предоставляются в обязательном порядке по письменному заявлению.

Если работник его предоставил, работодатель обязан предоставить копию в течение трех дней.

15 распространенных ошибок, допускаемых при оформлении ГО

неправильно определяется продолжительность основного и дополнительного отпуска;
иногда графики составляются «ради галочки», а в реальности даты отдыха работников отличаются;
при сотрудничестве с совместителем сроки не согласуются с основным местом работы
не учитываются права «льготников» или отсутствуют документы, подтверждающие право первоочередное предоставление отпуска;
делается запись других видов отпусков: по уходу за ребенком до 3 лет и др.;
назначается дата начала в последний день рабочей недели: например, при режиме 5/2 – в пятницу;
отпуск делится на части без согласия работника – решение не имеет юридической силы, даже если подобный пункт прописывается в трудовом договоре;
отпуск предоставляется по , но график не утверждается руководством. Подобное нарушение влечет за собой штраф или дисквалификацию до 3 лет.

График отпусков – важный документ для предприятия. Составлением должны заниматься компетентные лица, учитывая интересы работников, производственную необходимость и нормы законодательства.

Мы рассмотрели основные нюансы, которые нужно учитывать при оформлении, но если у вас остались вопросы, обращайтесь к нашему консультанту.

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (229) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (26) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (11) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (14) 10. Онлайн-кассы (9) 2. Предпринимательство и налоги (395) 2.1. Общие вопросы налогообложения (25) 2.10. Налог на профессиональный доход (3) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (34) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (6) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (58) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (82) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (39) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (11) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (100) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (5) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (21) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (8) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (80) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (24) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (11) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (24) 9.1. НОВОСТИ (4) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)